Pour le bien de la planète, il est important pour les entreprises de modifier leur consommation de papier. En effet, non seulement, l'utilisation de papier génère de nombreux déchets, mais leur fabrication requiert également d'importantes ressources naturelles. Ainsi, en consommant moins de papier, l'entreprise réduit l'impact de son activité sur l'environnement. Mais, cela représente également pour elle une économie non négligeable. Comment donc faire pour parvenir à cette fin ?
1. Passer à la dématérialisation
La dématérialisation ou digitalisation est la solution la plus efficace pour réduire l'utilisation de papiers en entreprise. Cela consiste à effectuer un archivage électronique de vos différentes données. Cette démarche comprend, en premier lieu, la numérisation de tous vos documents en papier. Vous pouvez les archiver, par exemple, sous format PDF dans le cloud. Ensuite, vous devez également dématérialiser vos échanges. Grâce aux échanges électroniques, vous n'avez plus besoin d'utiliser du papier. À cet effet, vous pouvez créer une facture électronique, numériser les bulletins de paie, etc. En ce qui concerne les documents nécessitant une signature, il n'est pas nécessaire de les imprimer au préalable. Il suffit de les signer numériquement. Pour cela, vous avez juste à créer une signature électronique. Cette dernière peut, par la suite, être utilisée pour signer un document Word, PDF ou autre.
La dématérialisation n'est pas seulement bénéfique pour l'environnement. Mais, cela l'est également pour votre entreprise ainsi que pour vos employés. Ces derniers gagnent du temps dans la réalisation de leur travail. Par exemple, ils n'ont plus besoin de se lever ou de passer par différentes personnes pour pouvoir accéder à un document dont ils ont besoin. Il leur suffit de le consulter depuis leur ordinateur. Par conséquent, ils gagnent en productivité.
2. Réduire le gaspillage de papiers au bureau
Il ne vous est pas possible de dématérialiser l'ensemble de vos documents et de vos processus, et vous devez continuer à utiliser du papier au sein de votre entreprise. Il existe plusieurs astuces pour en maîtriser et réduire la consommation. D'abord, demandez à vos collaborateurs de bien jouer avec la mise en page des documents. Par exemple, avant de passer à la page suivante, ils doivent vérifier que tout l'espace de la page actuelle est bien rempli. Vous pouvez aussi leur demander d'utiliser une taille de police un peu plus petite, tout en permettant au document d'être bien lisible. Réduire les marges et insérer des colonnes permettent également d'utiliser moins de papier au bureau.
Puis, lorsque vous faites des copies, utilisez également le verso de chaque papier. Ainsi, vous réduisez de moitié votre utilisation de papier. Et, avant d'imprimer des documents, réfléchissez bien sur leur utilité. Par exemple, avant une réunion, beaucoup d'entreprises impriment l'ordre du jour. Pourtant, ces documents ne sont plus consultés après la réunion. Pour limiter vos impressions, une solution est d'envoyer ces documents aux participants par e-mail ou les stocker dans un fichier partagé. De cette manière, il est possible de garder une trace écrite de la réunion.
Enfin, avant de jeter un papier dans la poubelle, assurez-vous que celui-ci ne peut plus être utilisé. Si par exemple, il possède encore un espace vide, vous pouvez vous en servir pour vos prises de notes. Le recyclage est un geste favorable pour l'environnement. Et en consommant moins de papiers, vous réduisez leurs coûts d'achat.
3. Réorganiser le lieu de travail
Afin de réussir à réduire l'utilisation de papier au sein de votre entreprise, une autre solution est de réaménager vos locaux. Par exemple, supprimez les imprimantes individuelles de vos collaborateurs. De cette manière, ils seront moins tentés d'effectuer des impressions. Puis, éloignez physiquement des bureaux l'impression partagée en réseau. Puisque l'appareil n'est plus à portée de main, tout le monde a moins tendance à imprimer des documents non nécessaires. Vous pouvez également favoriser le bureau nomade dans vos locaux pour limiter le gaspillage de papier par vos collaborateurs. En effet, quand ils changent de temps en temps de bureau, il sera moins tentant pour eux d'accumuler des papiers.
4. Bien choisir vos papiers
Afin de réduire l'empreinte carbone de votre entreprise, vous pouvez également opter pour des papiers recyclés. Ceux-ci sont par ailleurs moins chers à l'achat. Préférez dans ce cas des papiers avec un label. Il en existe plusieurs à ne citer que PEFC, FSC et Écolabel. Rassurez-vous, ceux-ci sont bien en blancs et compatibles avec tout modèle d'imprimante. Une autre option écologique est de choisir un grammage de papier assez faible. Assurez-vous en revanche que celui-ci supporte bien les copies en recto-verso.