La plupart des travailleurs présentent la gestion du volume des données et des communications comme un défi quotidien, tandis que pour certaines entreprises, c’est une véritable occasion grâce à la solution de plateformes collaboratives. Cette solution offre une plus grande liberté de consultation et d’intervention aux acteurs, en rendant le flux d’information accessible à chacun. Le but principal d’une plateforme collaborative est donc de faciliter les échanges et les interactions.
Nature des plateformes collaboratives
Chaque entreprise a besoin d’adopter cette stratégie, car en choisissant de l’installer, les organisations entament bien souvent leur transformation managériale et numérique. Mais comment fonctionne-t-elle ?
Pour que le travail collaboratif soit productif, il ne suffit pas de mettre à disposition des outils logiciels. La clé du succès réside généralement dans l’implication des membres, le temps qu’ils sont prêts à consacrer au projet et l’animation de la plateforme par les plus actifs. Une plateforme collaborative offre à l’entreprise le développement de l’innovation, l’amélioration continue, la coproduction de contenus, la gestion des connaissances et la conduite de projet. Ce concept est comme une forme d’organisation du travail, où des individus coopèrent pour réaliser des objectifs communs, en dehors de toute forme de hiérarchie. Dans un environnement professionnel de plus en plus numérisé, les outils de messagerie collaborative sont aujourd'hui incontournables. Ses avantages sont multiples : collaboration et innovation, un accès n’importe où et n’importe quand, une information centralisée et accessible, et surtout, ses outils offrent la possibilité d’être une entreprise agile. En outre, une plateforme collaborative en ligne, par exemple Plateforme collaborative CSE, permet de gagner en efficacité, car celle-ci regroupe plusieurs outils dans un seul espace de travail.
Les avantages d'une plateforme collaborative
Pour ceux qui hésitent encore, le moment est peut-être venu d'adopter ce genre d’outil, car le contexte actuel est favorable. En effet, à travers le recentrage des entreprises sur leurs valeurs profondes telles que le sociétal ou l’éthique, le dialogue social monte en puissance. Autrement, le travail collaboratif se développe de plus en plus, et adopter une telle stratégie dans cette optique permettra de compléter et accompagner sa démarche collaborative déjà sur place. Très polyvalentes grâce à leurs multiples fonctionnalités, les plateformes collaboratives conviennent à tous les secteurs d’activités comme la formation, l’industrie ou l’éducation, et à tous les profils métier. Employer une plateforme collaborative permettra également de réduire les délais des différentes phases de développement d’un projet et gagner ainsi en efficacité, en productivité, mais aussi effectuer des économies. Ce système sécurise et fiabilise les données grâce à un accès fiable, possible avec une mise à jour en temps réel des informations, des applications et des outils, fluidifie la communication grâce aux applications collaboratives, et facilite la coordination et le travail entre collaborateurs.
Contenus et fonctionnalités
Une plateforme collaborative est un système informatique qui offre à ses utilisateurs des outils et des ressources permettant de simplifier le travail collaboratif. L'efficacité de ces dispositifs dépend des aptitudes des managers à accompagner ses collaborateurs, mais surtout, de leurs compétences. Ce type de plateforme intègre plusieurs fonctionnalités. D’abord, il peut s’agir d'un dispositif complémentaire (élaboration partenariale d'arbres heuristiques, conférence audio ou téléphonique …), un outil ou index listant les tâches à faire et faites, un système d'archive collective et de pages personnelles, un calendrier, un système de vote ou de notation sur les articles. Ou alors c’est peut-être des blogs, un annuaire des profils des utilisateurs ou trombinoscope, des outils de type forum ou pages de discussions, un mur virtuel collaboratif, un système de partage de ressources et de fichiers, un service de messagerie, un service de dématérialisation, un service de gestion de portefeuilles de projets, une base de connaissance structurée, ou d’outils informatiques. En tout cas, ce type d'activité ajoute au travail coopératif les dimensions d’innovation, de cocréation et de coproduction.
Créer une plateforme collaborative
Pour que la création d’une plateforme collaborative au sein d’une entreprise soit une réussite, il est impératif de suivre quelques étapes. Avant même la mise en place, il est important de bien déterminer les besoins opérationnels dans le cadre du projet de création de la plateforme. Il faut penser à mettre en place une plateforme à la fois intuitive, simple et conviviale. Il faut aussi définir et paramétrer plusieurs fonctionnalités qui seront en cohérence avec les besoins préalablement identifiés. Mettre en place un plan de communication permet notamment d’assurer l'adhésion et l’implication des collaborateurs dans le cadre du projet d’implantation de la plateforme de travail collaboratif. Une fois le portail conçu, il faut maintenant s’assurer du bon fonctionnement de l’outil durant un temps défini. Et enfin, il y a la période de lancement. Ce sera le moment de donner accès à la plateforme à l’ensemble des collaborateurs et autres utilisateurs. Autrement, le stockage partagé permet de sauvegarder des fichiers sur la toile et de pouvoir y accéder avec n'importe quel appareil connecté à Internet.