Quelle que soit l'origine de la décision d'aborder le sujet des processus, avant de commencer, il convient de procéder à quelques réflexions préliminaires.
La gestion des processus en tant que fin en soi n'est en aucun cas le but recherché - même si cette impression est parfois donnée dans une organisation ou une autre.
Si vous voulez mettre en place la gestion des processus de manière holistique dans l'entreprise, vous avez besoin d'une feuille de route.
Il faut déterminer ce que vous voulez atteindre avec la gestion des processus.
La nécessité d'une stratégie claire
Étant donné que les processus traversent l'ensemble de l'entreprise et qu'ils ont des répercussions importantes sur son succès, la gestion des processus doit sans aucun doute être considérée comme une stratégie d'entreprise.
Dès que la stratégie de gestion des processus dans l'entreprise est claire (tâche de la direction TOP), le moment est venu de définir les objectifs.
Il s'agit ici de définir les objectifs opérationnels et stratégiques - ceux-ci doivent être formulés avec précision, sinon l'examen sera très difficile, voire impossible.
Il doit également être clair pour la direction du TOP que le développement d'une entreprise vers une orientation holistique des processus prend du temps, signifie des efforts et entraîne donc des coûts.
En général, une entreprise commence par un projet pilote, définit des objectifs clairs et se fixe un horizon temporel.
Un tel projet et sa réussite déterminent la suite du processus de l'entreprise.
Ce qu'implique la bonne gestion des processus de décisions
Il n'est pas possible de se passer d'un soutien dans la gestion des processus s'il n'y a pas de savoir-faire dans ses propres rangs.
En particulier dans la phase de démarrage, il est important d'obtenir l'aide de personnes ayant une grande expérience de la gestion des processus.
La phase initiale est parsemée d'embûches et de pierres d'achoppement.
S'il faut d'abord les surmonter, on perd beaucoup de temps et d'argent.
Les erreurs peuvent être évitées, les conventions peuvent être élaborées, les profondeurs de processus peuvent être définies et les outils de modélisation peuvent être sélectionnés.
Il peut également s'agir d'objectifs très spécifiques d'un projet pilote.
Il ne s'agit pas d'un plaidoyer en faveur des nombreux consultants en processus présents sur le marché - dans la pratique, les coûts des bons consultants sont généralement très vite amortis.
Toutefois, le savoir-faire en matière de processus et les références ne sont pas les seuls éléments importants dans le processus de sélection - il faut aussi examiner de près le consultant en tant que personne.
Toute l'organisation et son personnel doivent s'adapter à la pensée par processus et, si nécessaire, apprendre d'abord à penser en termes de processus.
La patience et la compréhension sont essentielles pour réussir.
Il n'est pas rare que les employés doivent être préparés au sujet de la gestion des processus par une formation appropriée.
Une stratégie, des objectifs concrets et une feuille de route réaliste avec des estimations saines du temps et des efforts à fournir sont les conditions de base pour une mise en œuvre réussie de la gestion des processus dans les entreprises.
Si vous sous-estimez le facteur humain - avec ses craintes - qui est toujours présent lors de changements majeurs, le projet de gestion des processus échouera.
La gestion des processus implique un changement dans la façon de penser et d'agir - peut-être que ces changements sont plus importants que tout ce qui a été abordé auparavant.