La signature digitale est un dispositif électronique réputé incontournable et qui aide les professionnels à sécuriser leurs transactions. Elle détient une valeur légale, car elle fournit aux utilisateurs une totale transparence. La procédure pour signer un document électroniquement a été rendue simple afin de faciliter les échanges entre les entreprises et leurs clients. Mais savez-vous à quoi sert la signature électronique et comment procéder pour signer un document électronique ? Nous vous faisons le point dans ce guide.
Qu’est-ce que la signature numérique
La signature électronique encore appelée signature digitale ou numérique est un procédé d’authentification par lequel un signataire appose sa signature sur un fichier sans avoir besoin de le signer. Ce mécanisme indéchiffrable à l’œil nu fait appel au système cryptographique. Selon le Code civil, la signature numérique a une valeur juridique. Pour être valable, elle doit regrouper trois niveaux d’exigences à savoir : l’intégrité du document, l’identité de la personne qui le signe ainsi que la preuve de l’accord du signataire. La signature numérique sert à certifier des bons de commande, des compromis de vente, des fiches de paie, des contrats commerciaux, etc. Seuls les organismes spécialisés et disposant d’une autorisation peuvent fournir aux entreprises un certificat numérique de signature numérique.Pourquoi faut-il signer un document électroniquement ?
L’usage d’un logiciel de signature digitale présente plusieurs avantages aussi bien pour les entreprises que pour leurs clients. De plus en plus de banques et de sociétés d’assurance l’utilisent pour approuver des dossiers. De même, de nombreuses institutions juridiques s’en servent comme preuve de consentement entre deux parties. Cette procédure contribue à garantir la sécurité et l’authenticité d’un accord sans avoir à se déplacer. Grâce au stockage électronique, la signature numérique favorise une gestion optimale et une meilleure conservation des documents. C’est en l’occurrence un moyen efficace de gagner du temps lors des transactions commerciales et d’éviter le gaspillage lié à l’emploi des papiers. Par ailleurs, elle permet d’éviter la falsification des documents importants et limite les risques de contrefaçons. Aujourd’hui, il est important de recourir à ce dispositif en raison de la technologie galopante et des innovations digitales.Étapes pour signer électroniquement un document
Plusieurs étapes sont à suivre lorsqu'on souhaite signer de façon numérique un fichier. Le procédé est simple, rapide et fiable et ne vous prendra que quelques minutes.• Se connecter en ligne à l’interface de signature numérique ;
• sélectionner le document à signer puis définir l’endroit où l’on doit apposer la signature ;
• télécharger le document électronique ;
• préciser le nom et l’adresse email des destinataires et indiquer s’ils doivent approuver avec un certificat ou non ;
• cliquer et déposer sa signature à l’endroit souhaité puis envoyer le justificatif ;
• valider la transaction ;
• chaque destinataire reçoit un lien sur lequel il doit cliquer pour avoir accès au document. Dès que le document est signé, il est automatiquement stocké dans un fichier sécurisé afin de vous permettre de le récupérer à tout moment.