Soyez francs, les réunions avec les clients sont difficiles.
Qu'il s'agisse de présenter des idées au hasard ou de s'écarter du sujet, elles peuvent parfois devenir un peu délicates.
Cependant, les réunions avec les clients ne doivent pas nécessairement être inefficaces et infructueuses.
Avec la bonne recette, toute réunion peut être une victoire qui apporte des idées nouvelles et rafraîchissantes et peut être mutuellement bénéfique pour vous et votre nouveau client.
En commençant par une certaine préparation et une certaine planification, en ayant un objectif clair et en terminant par l'affinement des idées, une réunion avec un client peut être une réussite totale et même favoriser une excellente relation avec votre client.
Faire partie d'une agence et animer une réunion avec un client n'est pas une mince affaire.
Non seulement cela implique une préparation, mais cela exige aussi que vous connaissiez votre métier.
En tant que modérateur, il vous incombe de connaître les souhaits et les besoins de votre client et de comprendre son point de vue.
Tout commence par des recherches et la connaissance de votre client.
Vous ne pouvez pas le satisfaire tant que vous ne le connaissez pas, alors faites un peu de recherche et préparez-vous à connaître votre client.
Ensuite, vous devez fixer un objectif clair pour la réunion.
Votre client a besoin d'une nouvelle conception de site Web ?
Dans ce cas, votre objectif est de réfléchir avec lui à quelques idées.
Votre client veut créer un blog ?
Faites en sorte que votre objectif soit de trouver des sujets.
Il est important d'avoir un objectif réaliste et réalisable, car plus un client voit de progrès, plus il vous fait confiance et plus votre relation se renforce.
Une fois que vous avez bien compris votre client et l'objectif à atteindre, il faut choisir un environnement stimulant et confortable.
Une réunion dans un donjon froid et sombre est tout aussi inefficace qu'une réunion dans une cour de récréation pleine d'agitation.
Il faut choisir un juste milieu afin d'optimiser la créativité tout en limitant les distractions.
Mais l'environnement n'est pas tout. Vous voulez choisir un endroit où les distractions sont limitées, mais si vous vous éloignez du sujet, à quoi bon ?
Il est donc essentiel d'établir un ordre du jour clair pour la réunion.
Envoyez l'ordre du jour à votre client quelques jours à l'avance afin de vous assurer que votre client (et vous-même) restez concentrés sur votre tâche.
Une fois que le couvert est mis et que l'invité est arrivé, il est temps de passer aux choses sérieuses.
Pour commencer la réunion, passez en revue vos objectifs avec votre client.
Assurez-vous que vous êtes tous deux sur la même longueur d'onde et que vous avez le même objectif pour la réunion.
Surtout, faites de la réunion une zone sans jugement.
Rien n'écrase plus la créativité que le jugement, alors assurez-vous que toutes les idées sont à l'abri du grand monstre effrayant qu'est le jugement.
Enfin, il est temps de faire couler le jus de la créativité !
Pendant la réunion, il vous incombe, en tant que modérateur, de modérer.
Faites circuler les idées, sans monopoliser la conversation.
Assurez à votre client que toutes les idées sont les bienvenues ; vous êtes peut-être l'expert en marketing, mais c'est lui qui est l'expert en ce qui concerne les désirs et les besoins de son entreprise.
Même si cela peut paraître décourageant, il est essentiel de prendre note de chaque idée et de chaque commentaire important.
Vous ne pouvez pas recréer une recette à la perfection sans avoir la recette sous les yeux.
Il en va de même pour les concepts présentés lors des réunions avec les clients.
Quatre semaines plus tard, vous ne vous souviendrez pas de toutes les idées émises lors de votre réunion, alors assurez-vous d'enregistrer, enregistrer, enregistrer !
Avec des tonnes d'idées qui fusent, il est facile de s'écarter du sujet.
Par conséquent, en tant que modérateur, veillez à ce que la réunion ne s'écarte pas du sujet et reportez-vous à votre ordre du jour.
Ceci étant dit, ne soyez pas un dictateur de la cuisine.
Veillez à ce que votre client soit à l'aise pour présenter ses idées et sa contribution à l'objectif.
Une fois que les idées ont été partagées, que vos notes sont remplies à ras bord et que les cerveaux sont tous sortis, il est temps de conclure la réunion.
Faites une brève récapitulation avant de conclure.
Assurez-vous que vous et votre client êtes sur la même longueur d'onde en ce qui concerne la réussite de votre objectif et laissez de la place pour tout commentaire final.
Une fois l'emballage terminé, le travail difficile commence.
Vous revenez d'une réunion réussie et vous avez des tonnes d'idées pour votre client ? Excellent !
Mais maintenant, que faire ? Que devez-vous faire dans les semaines à venir ?
L'étape la plus importante consiste peut-être à affiner les informations évoquées lors de votre réunion.
Bien sûr, vous et votre client avez eu beaucoup d'idées, mais elles ne correspondent peut-être pas toutes à votre objectif final.
C'est à ce moment-là que votre compte rendu de la réunion est utile. Passez en revue vos notes, rayez les commentaires, modifiez les idées et peaufinez les meilleurs concepts.
Après cela, vous serez prêt à mettre en œuvre une feuille de route vers votre objectif.
Mettre la table et organiser une réunion
Bien sûr, les réunions avec les clients ne sont pas toujours des moments de plaisir, mais elles ne doivent pas nécessairement être un cauchemar.
En planifiant et en mettant en œuvre une stratégie, une réunion avec un client peut apporter un grand succès non seulement à votre agence, mais aussi à l'entreprise de votre client.
De nouvelles idées, de nouvelles perspectives et des concepts créatifs sont autant de conséquences positives d'une réunion efficace, et qui ne veut pas de résultats positifs ?
Alors commencez à planifier et oubliez vos nerfs, car je vous garantis qu'une réunion efficace vous apportera beaucoup.