Un accueil téléphonique de qualité est une valeur sûre pour faire bonne impression auprès de la clientèle et des prospects. Néanmoins, nombreuses entreprises ne disposent pas des équipements adaptés, ni de l’espace à consacrer pour cela. Raison pour laquelle beaucoup optent et choisissent de confier cette tâche spécifique à un prestataire externe.
Un service professionnel et disponible en permanence
Externaliser l’accueil téléphonique permet aux collaborateurs internes de se consacrer entièrement à leurs tâches afin d’optimiser au mieux la productivité d’une société. Cette alternative offre à une entreprise une possibilité d’être disponible en tout temps. Effectivement, sachez que grâce à l’externalisation, vous serez en mesure de mieux gérer les appels téléphoniques et les demandes de vos clients. Cela permet de traiter simultanément les requêtes de ces derniers et leur donne l’assurance de joindre l’entreprise à longueur de temps. Cela évite grandement les longues attentes et les appels perdus.
D’ailleurs, un prestataire externe possède une équipe qualifiée et apte à travailler en alternance (jour/nuit), et cela, 7 jours sur 7. Il peut, donc, facilement assurer une permanence téléphonique et contribuer à la création d’une bonne image de votre entreprise. Vous bénéficierez également d’outils technologiques plus adaptés et modernes. De même, ce genre de prestataire reste une valeur sûre pour représenter votre entité de manière professionnelle et garantir la satisfaction de votre clientèle. En plus, il propose un accueil de qualité, chaleureux et convivial. Il respecte également la confidentialité des appels et assure un reporting précis et détaillé. Pour cela, n’hésitez pas à chercher une équipe fiable et bien organisée.
Une meilleure gestion des coûts
Outre une permanence téléphonique assurée, l’externalisation permet aussi de faciliter la gestion et de réduire les coûts. En effet, les prestataires externes sont facturés uniquement pour leur service téléphonique et vous n’êtes pas obligé de les payer si vous ne nécessitez pas leur prestation. Ils prennent donc en charge le recrutement, les équipements, la formation, les frais et les salaires de leurs agents. Cela offre à une entreprise la possibilité de fixer à l’avance un budget alloué à ce type de service, évitant les surcoûts et les imprévus. Vous ne vous engagez pas non plus dans un contrat à long terme et pouvez aisément contrôler votre budget. Sans oublier qu’il s’agit d’une excellente option pour pallier et combler un manque de personnel (permanent ou temporaire).
Recourir à l’externalisation de l’accueil téléphonique permet également à une entité d’économiser. Effectivement, vous pouvez omettre les frais d’abonnement téléphoniques, les dépenses pour des mobiliers supplémentaires, la papeterie, les congés payés et vacances, etc. Ce qui vous confère la liberté de vous recentrer sur le cœur de votre métier et de consacrer les coûts économisés à d’autres activités plus importantes.
Une solution souple et flexible
Un autre atout de l’externalisation de l’accueil téléphonique reste la souplesse et la flexibilité. Notez qu’en ayant recours à un prestataire professionnel, l’entreprise peut choisir librement la formule lui convenant, et cela, en fonction de ses besoins et de son budget. Elle a également l’avantage de pouvoir migrer vers une offre supérieure, selon l’évolution de ses activités. Ainsi, si vous optez pour l’externalisation de votre accueil téléphonique, votre entreprise s’ouvre une porte plus accessible, surtout pour les clients et les prospects. Vous aurez, d’autant plus, le choix de mettre en place une permanence téléphonique externalisée ou de la limiter (durant les pauses déjeuner, les horaires de fermeture, les week-ends, les jours fériés, les congés annuels, etc).
De plus, il est parfois difficile de définir le nombre d’opérateurs à assigner à l’accueil téléphonique. Grâce à la sous-traitance, vous êtes sûr d’avoir des professionnels à disposition, assurant le traitement des appels de vos clients, et cela, même lors des fluctuations imprévues ou en cas de considérables des volumes d’appels. Vous pourrez même profiter d’une synchronisation des rendez-vous et d’une transmission immédiate ou en temps réel des consignes et directives.