Qu'est-ce qui relient les entreprises prospères de l'industrie mécanique et de la construction d'usines, les prestataires de services financiers, les bureaux d'ingénieurs et même les organisations à but non lucratif ? Des modèles d'entreprise qui réussissent, avec des processus commerciaux efficaces au cœur.
Processus d'entreprise : un contrôle total au lieu d'un procès
Un modèle commercial contient divers processus commerciaux. Les plus évidents sont ceux qui sont directement nécessaires pour fournir la proposition de valeur. Prenons, par exemple, un service de conseil sur place chez le client : une heure de consultant rencontre une heure de client, et à la fin un résultat est obtenu. Mais des processus sont également en cours dans les domaines de l'infrastructure ou des ressources, du client et de la dimension financière. La question est : que se passe-t-il avant, après, pendant ? En arrière-plan, avant et après ce service, d'autres processus sont nécessaires, de la planification des voyages à la comptabilité, en passant par la planification des horaires des employés et la fourniture d'informations. Une gestion efficace des processus opérationnels est donc essentielle pour garantir des opérations optimisées en termes de ressources, pour atteindre le niveau de qualité souhaité et aussi pour pouvoir faire des prévisions raisonnables.
Combien de rendez-vous avec des clients un consultant de l'exemple sera-t-il en mesure de mener à bien dans une période donnée ? Quelle sera sa contribution au succès de l'entreprise ? L'information est nécessaire pour apporter des réponses qualifiées à ces questions et pour pouvoir gérer sa propre entreprise de manière optimale. Ces informations sont fournies par une gestion raisonnable des processus d'affaires.
Modélisation, analyse, contrôle, amélioration : soutien et mise en œuvre
Afin d'assurer une gestion efficace des processus d'entreprise, l'une des exigences fondamentales est de modéliser les processus (pertinents). L'avantage de la modélisation réside d'une part déjà dans le fait que l'illustration des processus au moyen d'une notation de modélisation crée une clarté sur les processus existants. C'est souvent la raison et l'impulsion pour repenser les processus, éliminer les procédures inefficaces ou définir les responsabilités. En outre, ce n'est que de cette manière que l'on peut créer une base pour la collecte d'informations structurées et la fixation de points de mesure correspondants. Ainsi, par exemple, les chiffres clés des services peuvent être enregistrés de la même manière que les chiffres clés de la production. Un grand nombre d'outils logiciels différents peuvent y contribuer de différentes manières.
Cependant, la deuxième condition de base, et fondamentalement encore plus importante, pour une gestion des processus d'entreprise réussie est que la gestion des processus d'entreprise soit réellement mise en œuvre. Cela semble trivial, mais ce n'est pas nécessairement le cas. Il faut d'abord choisir une méthode de modélisation ou une notation. Les processus doivent être saisis, modélisés et donc documentés. A partir des données ainsi obtenues (surveillance), il faut obtenir des informations qui, à leur tour, conduisent à des décisions (contrôle). La préparation des informations et leur mise à disposition dans des "tableaux de bord" ou des "cockpits" est soutenue par de nombreux outils de gestion des processus de production. Toutefois, la mise en œuvre finale reste du ressort de l'employé.
Le plus est-il vraiment plus et à quoi sert-il ?
La question "quel est le bon logiciel pour votre gestion des processus d'entreprise" ne peut pas recevoir une réponse triviale. Ceux qui veulent seulement documenter les processus existants ont besoin d'un outil différent de ceux qui veulent contrôler des processus et des systèmes complexes. De même, ceux qui veulent contrôler toute une entreprise au moyen de la gestion des processus d'entreprise ont besoin d'un ensemble de fonctions différent de celui de ceux qui veulent "seulement" faire correspondre les systèmes informatiques aux processus réels.