Vu l’environnement complexe de la gestion d’entreprise, disposer d'outils efficaces est essentiel. Par leur intermédiaire, on peut avoir accès à des systèmes d’information relatant des données en rapport à la vie d’une entreprise, à ses relations avec l’extérieur et avec ses collaborateurs. Ce qui nous reste à faire c’est de savoir lesquels sont réellement importants, voire indispensables.
Un outil de facturation et de comptabilité
En termes de gestion d’entreprise, deux éléments sont essentiels : la comptabilité et la facturation, d’où l’utilité d’un logiciel performant. L’important n’est pas seulement d’écrire les factures, mais aussi des les gérer, d’ajuster les paiements sur le compte, d’enregistrer les dépenses et de savoir où en sont les finances, … Il faut disposer d'un outil de facturation complet dont les fonctionnalités sont les factures professionnelles, les modèles de factures personnalisables, la création de devis convertibles en factures, la gestion de listes (de clients, fournisseurs et produits), la gestion de paiements entrant/sortant à travers le rapprochement bancaire, l’enregistrement et la gestion des dépenses. De plus, on peut accéder aux rapports financiers: compte de résultat, au bilan et rapport de TVA. Le logiciel de facturation est un outil de gestion d’entreprise indispensable dans une entreprise.
Un outil de gestion de relation client
À part la comptabilité et la facturation, la gestion de relation client est aussi un domaine qu’on doit maîtriser dans la gestion d’entreprise. En fait, si la clientèle est d’une dimension relativement modeste, le logiciel Excel pourra faire l’affaire. Dans une importante envergure, un outil CRM sera indispensable (Customer Relationship Management ou gestion de relation client). Ce logiciel intègre dans son système d’information toutes les fonctions liées à la relation client que ce soit au niveau de la vente, du marketing ou des services,... Le logiciel de CRM est un outil de gestion d’entreprise organisé autour des modules suivants : la connaissance du client, les relations avec les clients, les canaux et réseaux de communication, l’offre de service individualisée et adaptée à chaque client.
Un outil de gestion des ressources humaines
La ressource humaine est sans doute le moteur de la gestion d’entreprise. Il existe des outils de système d’information des ressources humaines qui combinent toutes activités RH. Ils concernent, à la fois, la gestion de paie, la gestion administrative (congés, absences …), la gestion prévisionnelle des effectifs, le recrutement, la formation, etc. En général, ils sont articulés autour de quelques modules comme la paie, les prestations de travail et la gestion de recrutement. En fonction des activités de l’entreprise et des tâches à réaliser au quotidien, on peut prévoir des outils plus spécifiques.